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¿Cómo optimizar la estructura de costes de tu empresa?

La repentina subida de precios ha cogido desprevenidos a empresas. Conscientes de que ciertos acontecimientos son imprevisibles, es necesario estar preparados estudiando una estrategia para optimizar los costes empresariales a medio y largo plazo.

En España, de hecho, las empresas tienen que hacer frente a dos tipos principales de gastos: impuestos y costes empresariales. Aunque no podemos hacer mucho sobre lo primero, sí podemos reducir lo segundo aumentando el margen de los gastos.

¿Cómo hacerlo? Mientras tanto, es útil poder clasificar claramente los distintos gastos de la empresa en los tipos de costes empresariales, porque así sabemos cómo y si podemos optimizarlos.

¿Qué son los costes empresariales? Los diferentes tipos de costes y por qué hay que distinguirlos

Los costes empresariales son todos los gastos en los que tiene que incurrir una empresa en un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, éstas pueden ser de distinta naturaleza, según puedan o no cambiar con el tiempo+. A partir de estas variables distinguimos:

  • Los costes fijos de la empresa, también llamados «estructurales», son aquellos que no cambian cuando varía la producción, ya que están relacionados con la estructura -precisamente- de la propia empresa.
  • Los costes empresariales variables, a diferencia de los fijos, son los que dependen de la cantidad de producción. El ejemplo más inmediato de un coste empresarial variable es la materia prima para crear nuestro producto: cuantos más productos se creen, más materia prima se necesitará y, en consecuencia, mayor será el coste.
  • Costes totales de la empresa, son la suma de los costes fijos y variables, lo que nos da una visión global de los gastos de la empresa durante ese periodo de tiempo.

A partir de esta distinción, podemos empezar a calcular las variables que realmente necesitamos en el análisis de los costes empresariales, definiendo la mejor estrategia de optimización de los mismos para identificar nuestro punto de equilibrio, es decir, el punto a partir del cual nuestra empresa empieza a generar beneficios reales.

¿Cómo analizar los costes de una empresa?

Debemos tener claro varios términos como el margen de contribución. El margen de contribución indica la cantidad de la que dispone la empresa para cubrir los costes fijos.

El resultado obtenido cuando se calcula este margen permite comprender en qué medida un producto o servicio contribuye a cubrir los fijos, para asumir un posible aumento de precios.

  • si el margen de contribución es superior a los fijos: los ingresos superan a los gastos obteniendo un beneficio.
  • si el margen de contribución es igual a los fijos: estamos en un punto de equilibrio temporal sobre el que hay que intervenir.
  • si el margen de contribución es inferior a los fijos: la empresa está teniendo pérdidas y hay que actuar para cambiar la trayectoria de los beneficios.

A pesar de la utilidad de este margen, los datos que se desprenden de su cálculo no son suficientes para darnos un escenario completo: no olvidemos que sólo analiza los variables, por lo que no todos los gastos de una empresa como los totales de la misma. Por eso hay que calcular también los ingresos de explotación para subsanar esta carencia.

Los ingresos de explotación es el beneficio después de impuestos. Esto nos permite cuantificar los beneficios de la actividad principal de la empresa, dándonos una imagen de partida que complementa el valor derivado del margen de contribución.

¿Cómo podemos reducir los costes empresariales? Herramientas, trucos y técnicas para optimizar los costes de su empresa.

La optimización de los costes de la empresa está vinculada al análisis y a sus resultados. A partir de ello, podemos identificar la estrategia más acorde con la situación de su empresa.

Todas las estrategias implican la reducción de los variables de la empresa, lo que cambia es en qué áreas incluidas en estos costes hay que centrarse. Recomendamos tres pasos:

  • Utilizar un CRM, siguiendo la ola de digitalización que facilita los procesos y ralentiza los gastos. Crm, de hecho, significa Customer Relationship Management, y es una automatización que realiza las principales tareas organizativas de una empresa ahorrando en la gestión de las diferentes áreas. El CRM no sólo se ocupa de las actividades de front y back-office, sino también del control de la cadena de suministro y de las transacciones, así como del apoyo a los agentes.
  • La subcontratación, o suministro externo, es una técnica que consiste en apoyarse en empresas o expertos ajenos a la propia realidad. Paradójicamente, esta elección le permite recortar varios costes internos, relacionados con actividades administrativas, de marketing y otras. La subcontratación le permite ahorrarse los costes de nuevo personal especializado o de maquinaria específica, invirtiendo en cambio en expertos externos con un coste total menor para un servicio más específico.
  • Control: no es en absoluto trivial especificar. Una vez calculados y analizados los costes empresariales, es importante no perderlos de vista. La crisis que vivimos hace que los presupuestos cambien constantemente y, por lo tanto, requiere una estrategia que se adapte al cambio sin provocar pérdidas inesperadas.

Todo esto puede parecer muy complejo, pero siguiendo las pautas adecuadas conseguirás optimizar los costes de la empresa.

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